Procesele-verbale sunt documente care permit consemnarea oficială a evenimentelor. Procesele-verbale sunt folosite pentru a documenta evenimentul așa cum a avut loc, pentru a-l referi atunci când este necesar, pentru a împărtăși informații într-o manieră oficială și corectă și pentru protecția juridică. Anunțul oficial al incidentului este furnizat prin proces-verbal.

Ce este un minut?

Păstrarea proceselor-verbale este procesul de înregistrare oficială a conținutului unui eveniment, a unei întâlniri, a unui proces de tranzacție sau a unei conversații exact așa cum este. Se țin procese-verbale pentru a oferi protecție în procesele legale, pentru a documenta oficial incidentul, pentru a-l face referire ca document oficial în procesele legale și pentru a transmite cu exactitate situația.

Procesele verbale întocmite de instituțiile oficiale pot fi semnate de poliție, notar, instanță, firme, birouri guvernamentale sau instituții oficiale.

Cum să păstrezi minutele?

Întrucât procesele-verbale sunt documente oficiale, există anumite reguli care trebuie respectate la întocmirea lor. Procedurile de păstrare a proceselor verbale pot avea modificări și detalii diferite cu privire la natura și locația evenimentului care urmează să fie înregistrat. Puteți aplica următoarele condiții ca exemplu despre cum să păstrați minutele:

Înainte de a începe conținutul procesului-verbal, trebuie să scrieți titlul în conformitate cu regulile. Dacă nu există o situație specială pentru incidentul care face obiectul raportului, titlul trebuie scris în mijlocul paginii și cu majuscule sub formă de „PROCES-VERBAL”.
După precizarea naturii incidentului descris în raport, trebuie furnizate informații detaliate despre incident. Pe lângă informațiile detaliate despre incident, în raport ar trebui să fie incluse și modul în care au fost obținute informațiile despre incident.
Informații precum locul unde a avut loc incidentul, data și ora, precum și care a fost incidentul, ar trebui, de asemenea, precizate în mod clar.
Dacă există dovezi care pot fi considerate ca dovezi cu privire la evenimentul menționat în raport, acestea trebuie adăugate și ele la raport. Informații despre modul în care au fost obținute dovezile ar trebui, de asemenea, incluse în raport.
Dacă procesul-verbal va ocupa mai mult de o pagină, spatele paginilor trebuie lăsat necompletat, iar paginile noi trebuie numerotate.
Sunt necesare și semnăturile umede ale persoanelor ale căror informații sunt incluse în proces-verbal. Procesele-verbale fără semnături nu sunt valabile.

Lucruri de luat în considerare în timpul pregătirii procesului-verbal

Întrucât procesele-verbale sunt documente oficiale, anumite modele și reguli trebuie respectate la întocmirea proceselor-verbale. Punctele importante în pregătirea procesului-verbal sunt următoarele:

Ar trebui să fie pregătit pe hârtie A4 sau A5.
Titlul procesului-verbal trebuie scris cu majuscule la mijlocul paginii.
Data și ora incidentului, detaliile despre cum a avut loc incidentul și despre cum a fost învățat incidentul ar trebui incluse în detaliu.
Dovezile cu privire la incident trebuie incluse și în raport.
Trebuie incluse și informațiile de identitate ale persoanelor menționate în procesul-verbal.
La sfârșitul procesului-verbal, data și ora în care s-a păstrat procesul-verbal și semnăturile persoanelor menționate trebuie incluse pentru ca finalul să fie clar.

La ce folosesc minutele?

Procesele-verbale sunt păstrate, fiind documente oficiale în cazurile în care incidentul trebuie raportat. Procesele-verbale servesc drept ocrotire juridică și juridică a evenimentelor care au avut loc, ca referință pentru situațiile manageriale ale întreprinderii și relațiile angajat-angajator. Pentru ca procesele-verbale să fie prezentate ca documente oficiale și să fie utile incidentului, acestea trebuie întocmite cu informații reale și cu grijă. Procesele verbale pot fi folosite ca documente oficiale pentru diferite evenimente și scopuri. Putem enumera beneficiile păstrării minutelor după cum urmează:

Acestea oferă protecție juridică prin utilizarea proceselor-verbale păstrate de instanță, notar, birouri oficiale sau instituții publice ca probe în procesele judiciare.
În cazurile în care se impun sancțiuni sau acțiuni penale, procesele-verbale sunt prezentate instanțelor de judecată ca documente oficiale privind desfășurarea incidentului.
În instituțiile de afaceri, procesele-verbale pot fi păstrate pentru a păstra detalii despre conținutul întâlnirilor și discuțiilor. Aceste procese-verbale pot fi folosite în deciziile viitoare.
Procesele verbale păstrate la locurile de muncă pot fi păstrate pentru a proteja angajatorul și angajatul în procesele legale privind evenimentele la locul de muncă.

Cum să păstrezi minutele în funcție de situația lor?

În cazurile în care incidentul trebuie înregistrat, se pot ține procese verbale, deși în zone diferite. Procesele verbale pot fi păstrate pentru viața de afaceri, educație și starea de sănătate, precum și procedurile legale sau penale. În cazul unor situații problematice în cadrul examinărilor și tratamentelor spitalicești, se poate ține un proces-verbal pentru starea de sănătate, un proces-verbal pentru pedepse precum disciplina în viața educațională, un raport pentru orice problemă în zonele militare sau un accident la locul de muncă.

Cum să păstrezi un raport de accident de circulație?

Raportul de accident de circulație cu pagube materiale poate fi întocmit în conformitate cu următoarele reguli:

Procesul-verbal trebuie completat în două exemplare numai de către persoanele implicate în accident. Dacă sunteți implicat într-un accident, este obligatoriu să completați raportul chiar dacă nu aveți permis.
Chiar dacă formularul completat pentru procesul-verbal este o fotocopie, semnăturile umede ale părților trebuie să fie prezente în procesul-verbal.
Informațiile din formular trebuie completate incomplet și trebuie precizată în mod clar cauza accidentului.
Deoarece raportul va fi invalid dacă compania și polița nu pot fi identificate, companiile de asigurări și numerele polițelor de trafic ale părților trebuie precizate complet și corect.
Raportul trebuie depus la compania de asigurări în termen de cinci zile lucrătoare.

Cum să păstrezi rapoartele militare?

În domeniile militare, procesele-verbale au de obicei un șablon fix. De exemplu, dacă raportul este legat de un incident disciplinar, un titlu precum „RAPORT DE DETECȚIE A INDISCIPLINEI” este scris în partea din mijloc sus a paginii raportului. După precizarea datei, orei exacte și locației exacte a incidentului, informațiile despre incident și numele menționate în incident sunt incluse în raport. După ce la sfârșit se menționează data la care s-a păstrat procesul-verbal, procesul-verbal se finalizează cu semnăturile umede ale persoanelor menționate în procesul-verbal și ale celui care a ținut procesul-verbal.

Cum să păstrați rapoartele studenților?

Ca și în alte minute, după ce titlul raportului este scris cu majuscule, sunt incluse data evenimentului, ora, detaliile evenimentului și numele menționate în eveniment. După ce data procesului-verbal este adăugată la final, procesul-verbal este finalizat cu semnăturile umede ale elevului, profesorului, directorului asistent și directorului.